مفهوم – يعاني الكثير من مستخدمي خدمة البريد الإلكتروني جيميل Gmail من كثرة الرسائل القادمة لصندوق الوارد، وبصفة عامة قد يكون الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أمراً حاسماً لتحقيق الكفاءة في عملك.

وعندما تُفكر في تنظيم صندوق الوارد الخاص بك ستدرك أن لديك العديد من الرسائل الإلكترونية القديمة غير الضرورية، وسيكون حذف هذه الرسائل يدويًا مضيعة للوقت، ولكن مع توفر الكثير من الخيارات لحذف البريد الإلكتروني في جيميل فليس هناك عذر لكي يكون صندوق الوارد في بريدك الإلكتروني عشوائياً.

تدعم شركة مايكروسوفت خدمتها للبريد الإلكتروني Outlook.com بميزة تُسمى Auto-Sweep، تُمكن مستخدمي الخدمة من حذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة من مرسلين محددين تلقائيًا بعد فترة زمنية معينة، كما تمكنهم أيضًا من إعداد القواعد التي تضع علامة على الرسائل الإلكترونية القديمة كرسائل مقروءة أو نقل الرسائل الإلكترونية إلى مجلدات مختلفة بناءً على الشروط.

بدلًا من هذه الميزة تقدم جوجل في خدمة البريد الإلكتروني جيميل Gmail ميزة الفلاتر filters، إلا أن هذه الفلاتر لا تعمل إلا على الرسائل الإلكترونية الواردة الجديدة، كما لا يمكنك إعداد فلتر في Gmail يؤدي على سبيل المثال إلى حذف جميع الرسائل الإلكترونية القديمة من صندوق الوارد تلقائيًا. أو إعداد فلتر يطبق تصنيفًا مختلفًا على رسائل البريد الإلكتروني بعد عدد محدد من الأيام ويضع علامة عليها كرسائل مقروءة.

ولكن يمكنك فعل كل ذلك من خلال إضافة جيميل التي تحمل اسم Email Studio وهى إضافة جديدة يمكن أن تساعدك في الحفاظ على صندوق الوارد في جيميل مرنًا ومرتبًا مع ميزة التنقية التلقائية المضمنة.

فيما يلي بعض الأمثلة للقواعد التي يمكنك إعدادها لحسابك في جيميل بمساعدة إضافة Email Studio:

• حذف جميع الرسائل الإلكترونية التي تم استلامها منذ أكثر من شهر وتكون من مرسلين محددين أو في مجلد محدد

• أرشفة ووضع علامة مقروء Mark as Read على جميع رسائل البريد الإلكتروني في مجلد البريد الوارد التي مضى عليها أكثر من 3 أشهر

• إزالة جميع الرسائل الإلكترونية من سلة مهملات جيميل، ومن مجلد الرسائل غير المرغوب فيها بعد يومين بصفة مستمرة، حيث أن جيميل يعمل على إزالة الرسائل من سلة المهملات ومن مجلد الرسائل غير المرغوب فيها بعد 30 يومًا

• تطبيق خيار متابعة follow up على جميع الرسائل الإلكترونية المميزة بنجمة بعد أسبوع أو شهر

• إلغاء الاشتراك في البريد الإلكتروني لمساعدتك على إزالة عنوان بريدك الإلكتروني بسهولة من القوائم البريدية غير المرغوب فيها ورسائل البريد الإلكتروني المجمعة الأخرى

كيفية تفعيل إضافة Email Studio داخل بريد جيميل لمساعدتك في تنظيم رسائلك:

• للبدء قم بتثبيت إضافة Email Studio

• انتقل إلى موقع جيميل على الويب وافتح أي رسالة بريد إلكتروني في بريدك الوارد

• سترى رمز إضافة Email Studio في الشريط الجانبي الأيسر، اضغط عليها

• قم بتسجيل الدخول باستخدام حساب جيميل الخاص بك

• لحذف الرسائل القديمة اختر أداة تنظيف البريد الإلكتروني Email Cleanup من قائمة الخيارات المتاحة

• اضغط على إضافة قاعدة جديدة Add new rule، وقم بإعداد قاعدة

• هناك خطوتين ستقوم بهما وهما تحديد شرط ثم تقوم بتحديد إجراء سيتم تنفيذه على الرسائل التي تطابق هذا الشرط، وفي حالتنا هذه يعتبر الإجراء الذي سنقوم به هو مسح جميع الرسائل القديمة والشرط هو تحديد الفترة التي نريد المسح فيها

ملاحظة: لإعداد الشروط يمكنك تحديد مشغلات بحث جيميل المتقدمة مثل أحدث من newer_than أو بها مرفقات has: attachment وهكذا.. لمطابقة رسائل جيميل التي تريد أرشفتها أو مسحها أو نقلها إلى مجلد آخر.

بمجرد إنشاء قاعدة، اضغط على زر حفظ Save وسيتم تشغيل إضافة Email Studio في الخلفية، وتنفيذ الإجراء المحدد على رسائل البريد الإلكتروني التي تتطابق مع الشرط الذي وضعته، ولن يكون هناك حاجة لتشغيل القواعد يدويًا.